Mężczyzna w biurze urzywa wyporzyczonego sprzętu biurowego
Porady

Co warto wiedzieć o warunkach wypożyczania sprzętu biurowego?

Artykuł partnera.

Zakup sprzętu biurowego nie jest jedynym sposobem, aby móc użytkować drukarki czy kserokopiarki wielofunkcyjne. Interesującą i coraz popularniejszą alternatywą jest wynajem. To wyjście awaryjne w przypadku braku wolnych funduszy lub niechęci do ich inwestowania w środkach trwałych. W artykule znajdziesz wszystkie informacje potrzebne do oceny celowości dzierżawy urządzeń biurowych na potrzeby Twojej firmy.

Opłaty za wynajem mogą być skalkulowane jako miesięczny czynsz lub stawka za jedną wydrukowaną stronę. Niektóre firmy stosują też kombinację obu typów rozliczania kosztów. Firma wynajmująca, w zamian za uiszczanie ustalonych opłat, dba o regularne uzupełnianie materiałów eksploatacyjnych i utrzymywanie maszyny w pełnej sprawności. Użytkownik kupuje we własnym zakresie papier i ponosi koszty energii elektrycznej. Rozwiązanie jest komfortowe i zabezpiecza przed dużymi wahaniami wydatków na druk w firmie.

Jaki sprzęt biurowy można wynająć?

Pierwsze pytanie związane z wynajmem jest proste: jaki sprzęt biurowy można otrzymać w zamian za opłacanie miesięcznego abonamentu? Przedmiotem wynajmu mogą być laptopy, komputery stacjonarne, a nawet niszczarki dokumentów czy drukarki. Jednak zdecydowanie najchętniej wypożyczonym sprzętem biurowym są kserokopiarki wielofunkcyjne, nazywane też z angielska Multi Function Printer (MFP), czyli wielofunkcyjnymi urządzeniami drukującymi.

Przyczynę popularności MFP wyjaśnia ekspert z firmy DKS, wynajmującej kserokopiarki w Białymstoku: – Współczesne kserokopiarki są urządzeniami pierwszej potrzeby w każdym biurze. W korporacji będą to superwydajne maszyny, które drukują z prędkością powyżej 50 stron na minutę w formacie A3. W małych biurach wystarczy niewielki MFP, który jest w stanie wydrukować w kolorze około 20 stron A4 na minutę. Oba urządzenia, niezależnie od parametrów pracy, oferują druk, kopiowanie, skanowanie i faksowanie. Oznacza to, że przy ich użyciu można wykonać większość czynności związanych z obsługą dokumentów firmowych. W jednej maszynie koncentrują się funkcje kilku niezależnych urządzeń. To wystarczy, aby uczynić z kserokopiarek wielofunkcyjnych najchętniej wypożyczane i kupowane maszyny biurowe.

Jak ocenić warunki wynajmu urządzeń biurowych?

Uważne czytanie umów i porównywanie warunków wynajmu sprzętu biurowego w różnych firmach pozwoli Ci znaleźć optymalną ofertę. Zebranie potrzebnych informacji wymaga trochę wysiłku, bo na stronach internetowych zazwyczaj figurują „gołe” stawki. Nie zawsze są one równoznaczne ze wszystkimi kosztami związanymi z wynajmem. Tym bardziej że każda wypożyczalnia sprzętu biurowego stosuje opracowane przez siebie, specyficzne zasady i warunki świadczenia usług – w tym także przyznawania rabatów.

Niezależnie od tego, gdzie wypożyczasz, przed podpisaniem umowy dopytaj o następujące kwestie:

  • urządzenie nowe czy używane – korzystając z nowych urządzeń, masz dostęp do najnowszych technologii, jednak warto zapytać także o możliwość dzierżawy urządzeń używanych – mogą mieć wystarczające parametry pracy, a zapłacisz za nie mniejszy czynsz,
  • negocjowanie ceny – ustalane indywidualnie ceny to norma, szczególnie przy wypożyczaniu większej liczby urządzeń,
  • lista wzajemnych zobowiązań – ustal szczegółowe zobowiązania stron dotyczące zakupu materiałów eksploatacyjnych, dokonywania przeglądów serwisowych oraz postępowania w sytuacjach awaryjnych i zadbaj, aby zostały zapisane w umowie – sprawdź, na jakich warunkach możesz odstąpić od umowy, czy możesz negocjować jej warunki w trakcie trwania dzierżawy,
  • fachowe doradztwo – masz prawo oczekiwać fachowego doradztwa przy wyborze urządzenia, a w wielu przypadkach także audytu środowiska druku firmowego – wszystko po to, aby dobrać maszyny najlepiej odpowiadające potrzebom Twojej firmy.

Zadając powyższe pytania, rozpoznasz swojego partnera – ocenisz jego intencje, umiejętności komunikacyjne i kulturę pracy. To niezwykle ważne, zważywszy na fakt, że dzierżawa może trwać kilka lat.

Kto najbardziej korzysta na dzierżawie sprzętu biurowego?

Dzierżawa sprzętu biurowego jest niemal koniecznością w przypadku młodych firm. W początkowym okresie działalności, gdy nie ma pewności, czy firma przetrwa na rynku, wszystkie posiadane fundusze idą na działalność podstawową. Zamrażanie ich w środkach trwałych jest niecelowe.

Innym mocnym argumentem za wynajmem jest natychmiastowa potrzeba zwiększenia floty drukującej w firmie. Powodem nagłego wzrostu zapotrzebowania na druk może być duża konferencja, szkolenie czy impreza targowa. Zamiast czekać na realizację zamówienia, możesz od ręki otrzymać potrzebny sprzęt. Zazwyczaj taki nagły wzrost zapotrzebowania na druk wynika z realizacji projektów o precyzyjnie wyznaczonych ramach czasowych. Optymalnym rozwiązaniem jest wynajem dokładnie na czas realizacji konkretnego zadania i zwrot po jego zakończeniu. W ten sposób nie tylko zapewniasz sobie łatwy dostęp do sprzętu i stałe koszty druku, lecz także uwalniasz się od kłopotów związanych z pozbywaniem się niepotrzebnego sprzętu po zakończeniu realizacji projektu.

Zaletą posiadania własnego sprzętu jest brak zobowiązań wobec podmiotów zewnętrznych. Z kolei wynajem pozostawia więcej swobody i jest bardziej komfortowy. Decyzja o zakupie lub dzierżawie sprzętu biurowego zawsze powinna być poprzedzona precyzyjną kalkulacją kosztów i rzeczową oceną aktualnych potrzeb firmy.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.