Jasne biuro w którym na biurku lezą papiery
Porady

Archiwizacja dokumentów – korzyści jakie ci może przynieść

Każda osoba, która kiedykolwiek zmuszona była do odnalezienia jednego dokumentu w szafie wypełnionej teczkami pękającymi w szwach teczkami, zdaje sobie sprawę z wagi dobrej archiwizacji. Nawet w niewielkich firmach papierologia potrafi sparaliżować codzienną pracę, jeśli nie trzyma się w ryzach napływającej dokumentacji i nie przechowuje się we właściwy sposób tej, która aktualnie nie jest potrzebna.

Każda osoba, która kiedykolwiek zmuszona była do odnalezienia jednego dokumentu w szafie wypełnionej teczkami pękającymi w szwach teczkami, zdaje sobie sprawę z wagi dobrej archiwizacji. Nawet w niewielkich firmach papierologia potrafi sparaliżować codzienną pracę, jeśli nie trzyma się w ryzach napływającej dokumentacji i nie przechowuje się we właściwy sposób tej, która aktualnie nie jest potrzebna. Aby zapobiec realizacji takiego scenariusza, coraz częściej przedsiębiorstwa decydują się na profesjonalną archiwizację dokumentów. Proces ten nie jest równoznaczny z przechowywaniem, bo dotyczy dużo bardziej precyzyjnej czynności – kompleksowego uporządkowania akt.

Archiwizacja dokumentów – jak poznać, że proces przeprowadzono w profesjonalny sposób?

Specjaliści zajmujący się archiwizacją, podchodzą do tego zadania kompleksowo. Na początku sprawdzają, z jakimi dokumentami mają do czynienia, a następnie, za pomocą odpowiednich kryteriów (chronologicznie lub tematycznie) porządkują akta. Na tym jednak nie poprzestają. Ważne jest bowiem również to, aby osoba, która nie brała udziału ani w planowaniu, ani w przeprowadzaniu procesu, mogła zrozumieć system, a następnie samodzielnie z niego korzystać. Z tego powodu specjaliści z firm zajmujących się archiwizacją dokumentów na posegregowanych dokumentach umieszczają:

  • symbole;
  • tytuły;
  • nazwy instytucji;
  • inne oznaczenia, poprawiające funkcjonalność archiwum.

Uporządkowanie powinno również sprawić, że pracownicy szybko skontrolują, które z dokumentów należy zniszczyć, bo ich czas przydatności, w prawnym rozumieniu, już się skończył. Bardzo ważnym elementem realizacji usługi jest przekazanie klientowi wszystkich niezbędnych danych o archiwizacji dokumentów w firmie. To sprawi, że korzystanie z akt będzie jeszcze łatwiejsze, a znalezienie konkretnego dokumentu zajmie chwilę.

Na co można liczyć, powierzając archiwizację dokumentów specjaliście?

Główną zaletą zlecenia tego zadania wyspecjalizowanej jednostce jest oszczędność czasu. Segregowanie akt nie jest prostym zajęciem. Podczas całego procesu trzeba utrzymać wysokie skupienie, być dokładnym oraz sztywno przestrzegać ustalonych zasad. To, jak długo trwać będzie archiwizacja, zależy oczywiście od ilości zgromadzonych przez firmę dokumentów. W przypadku naprawdę obszernych zbiorów, działania specjalisty mogą potrwać wiele dni. Trudno wyobrazić sobie niewykwalifikowanego pracownika firmy, który podejmuje się takiego zadania. Decyzja o podjęciu współpracy z osobą, która zawodowo zajmuje się archiwizacją dokumentów, jest bardziej opłacalna, bo pozwala zaoszczędzić czas i zasoby firmy. Przedsiębiorstwu zdecydowanie powinno zależeć na tym, żeby uporządkowanie dokumentów przebiegło sprawnie. W końcu jakiekolwiek przedłużające się prace zaczynają z czasem stanowić pewne utrudnienia dla codziennego funkcjonowania biura, instytucji itp.

Jak znaleźć rzetelne przedsiębiorstwo zajmujące się archiwizacją dokumentów?

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na to, w jaki sposób skonstruowana jest oferta. Profesjonalne firmy dbają o to, aby usługa archiwizacji była wykonywana kompleksowo. Nie szczędzą więc potencjalnym klientom informacji dotyczących tego, w jaki sposób działają i jakie kroki podejmują, żeby uporządkować akta. Idealnie byłoby, gdyby już na wstępnie firma wykazywała się znajomością obowiązującego prawa i proponowała rozwiązania, będące w zgodzie np. z RODO.

Przedsiębiorstwa oferujące archiwizację dokumentów nierzadko proponują również profesjonalne niszczenie i utylizację akt. Wybór usługodawcy o tak szerokim zakresie działalności pozwoli nam oszczędzić sobie czasu i nerwów – w sytuacji, gdy dokumenty się przedawnią, będziemy dokładnie wiedzieć, do kogo udać się po pomoc. Warto więc szukać firm działających na wielu płaszczyznach. W taki sposób funkcjonuje m.in. firma Rhenus.

Chociaż digitalizowanie danych jest coraz bardziej popularne, nie należy się spodziewać, że w najbliższym czasie ilość dokumentacji papierowej w firmach drastycznie się zmniejszy. Prawny obowiązek przechowywania akt oraz wprowadzenie RODO powinno zmotywować nas do przyjrzenia się zawartości szaf, regałów, półek oraz do wybrania firmy, które z sukcesem przeprowadzi proces archiwizacji dokumentów w naszym przedsiębiorstwie. Warto zadbać o to jak najszybciej, żeby w razie ewentualnej kontroli nie zaprzątać sobie głowy stanem firmowego archiwum.

Jeden komentarz

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.